HelloSheets HelloAsso/Google Sheets™

Le processus de validation et de vérification d’un addon chez Google™ est long et rigoureux, vous êtes ainsi assuré de ce que peut faire ou ne pas faire ce code dans votre compte. Il ne fait que des appels à l’API HelloAsso, aucun POST donc aucun risque de compromettre vos données chez HelloAsso. Le code est exécuté côté client et serveur Google™ donc vous êtes assuré de ne partager vos données avec personne à l’exception de Google™, pas même avec le développeur du module. Pour plus de détails sur les autorisations nécessaires pour faire fonctionner l’addon vous pouvez voir plus de détails en bas de page.

Si certains sont intéressés par cet outil mais ne veulent pas utiliser un service Cloud il serait possible de transformer le code pour en faire une application de bureau mais ce n’est pas à l’ordre du jour.

L’addon sera amené à évoluer et à proposer plus de personnalisation, pour l’instant les tableaux créés répondent pleinement aux attentes de notre association pour le suivi de nos adhésions à l’année et sur nos événements. Ils ont été réfléchis pour répondre à un maximum de cas d’utilisation mais il y a probablement d’autres types d’usage possibles donc n’hésitez pas à faire des retours à ce propos si vous pensez à des évolutions intéressantes. La ventilation sur les imports par période est juste un POC (Proof Of Concept), il permet de calculer sous-totaux et totaux par items et campagne et de faire un suivi des statuts de paiements, une évolution possible serait de pouvoir transmettre ces informations directement dans Dolibarr afin de créer automatiquement tous les mouvements d’HelloAsso directement dans Dolibarr. Les tableaux ventilés par période ne sont pas synchronisables pour l’instant, il faut donc les régénérer après chaque synchro.

La priorité à venir en terme de développement va constituer à rendre les tableaux ventilés plus personnalisables (ils le sont déjà pas mal, on peut choisir l’ordre des colonnes et de nombreuses options), proposer à l’utilisateur de choisir d’autres colonnes où insérer des formules pour les totaux en plus du bloc de suivi des paiements actuels, traiter la gestion des options à l’intérieur des items de manière plus fine, générer des feuilles d’émargement, cahier de suivi des présences, et pourquoi pas permettre d’envoyer des listes d’inscrits directement dans Brevo. N’hésitez surtout pas à proposer des évolutions qui vous sembleraient utiles 🙂

Connexion à l’API HelloAsso

Il est impératif de saisir vos identifiants pour la connexion à l’API HelloAsso en cliquant sur le menu « Configurer la connexion à HelloAsso ».

Import initial

Une fois cette étape validée vous pouvez utiliser le menu « Importer par campagne » qui permet d’importer toutes les données d’une campagne. Une fois votre import terminé vous aurez une feuille nommé « Import » dans votre document. Cet import n’est à faire qu’une seule fois, pour actualiser les données dans cette feuille il faudra ensuite choisir le menu « Synchroniser les données ».

Vous pouvez aussi utiliser le menu « Importer par période » qui importera la totalité des commandes et paiements sur une période. Vous pourrez ensuite synchroniser les données si vous le souhaitez, attention à ne pas le faire si vous ne souhaitez traiter qu’une période précise, en effet la synchro vous ajoutera toutes les données trouvées entre la date du dernier import et la date de la synchro. Ainsi si vous souhaitez synchroniser les données pensez bien à sélectionner une période qui va bien jusqu’à la date du jour dans l’import initial.

Ces deux imports vous mèneront à une fenêtre de dialogue pour vous demander quels champs vous souhaitez importer.

Il est possible de renommer les champs avec des intitulés personnalisés à utiliser dans la fenêtre de dialogue et dans l’import final. Une feuille « Champs  » est créée au premier import, il vous suffit de renseigner en colonne B l’intitulé que vous souhaitez utiliser au lieu de l’intitulé générique indiqué en colonne A.

Ventilation des données en tableaux structurés

Une fois votre feuille « Import » créée vous pouvez sélectionner le menu « Ventiler-structurer les données par tableaux ».

En import par période il s’agit d’un POC (Proof Of Concept), il permet de séparer par campagne, par items, par feuilles et de calculer des totaux avec possibilité de créer une feuille récap’ des totaux, après une synchro il est nécessaire de régénérer les feuilles ventilées en mode « par période ». Peut-être qu’un développement futur permettra plus (envoyer les données vers Dolibarr par exemple) pour l’instant la priorité était de pouvoir générer des tableaux pour le suivi des inscriptions de nos adhérents :

La version aboutie des tableaux structurés nécessite un import par campagne et vous permet de personnaliser un tableau de suivi avec saisie libre possible sans écraser de données lors des prochaines synchro. Il est déjà très complet mais il a été créé pour répondre à notre propre cahier des charges (tout en essayant de penser à tous les cas de figure possible) donc peut-être qu’il faudra de futurs développement pour d’autres utilisations, n »hésitez pas à faire un retour à ce sujet si vous avez des demandes ou propositions.

Après avoir sélectionné le menu « Ventiler-structurer » le script va dans un premier temps créer une feuille « Items » qui va lister tous les items présents dans votre campagne. Sélectionnez « Non (fermer la fenêtre) afin de pouvoir renseigner cette feuille :

Il est obligatoire de renseigner au moins la colonne B « Effectif maximum », c’est grâce à cette donnée que l’addon saura combien de lignes il doit insérer par bloc item. Si vous avez 20 places disponibles dans un groupe indiquez 20. Il est possible de prévoir des lignes supplémentaires (en cas d’inscrits supplémentaire ou pour avoir une zone de travail dans le bloc) en indiquant le nombre de lignes à ajouter dans la colonne E « Lignes supplémentaires ». La colonne C vous permet d’indiquer différentes feuilles de destinations si vous souhaitez séparer les données sur plusieurs feuilles. La colonne D permet de choisir l’ordre dans lequel les blocs seront insérés dans chaque feuille, par défaut un tri alpha-numérique est appliqué. Enfin la colonne F « couleur bloc » vous permet d’attribuer la même couleur à plusieurs items afin d’identifier plus rapidement vos groupes, quand des items sont regroupés ainsi la feuille « Recap totaux » les regroupera dans le bloc qui permet de connaitre le taux de remplissage par groupes. Il faut mettre des nombre de 0 à x pour remplir la colonne « Couleur bloc », l’addon attribuera automatiquement des couleurs réparties sur le spectre en fonction du nombre de couleurs demandées.

Une fois la feuille « Items » renseignée relancez le menu « Ventiler-structurer les données par tableaux », l’addon vous dira qu’il a bien trouvé une feuille « Items » et s’assurera que vous avez bien renseigné la colonne B, cliquez sur « Oui (poursuivre) »

L’addon vous propose maintenant de choisir l’ordre des colonnes dans votre tableau final. Un bloc de suivi des paiements sera créé dans le tableau, le dialogue vous demande de sélectionner les colonnes que vous souhaitez insérer avant ce bloc, et après ce bloc. Vous pouvez cocher la ligne « Ajouter après la dernière colonne du tableau la totalité des colonnes non sélectionnées mais présentes dans la feuille « Import » », ceci vous permettra d’importer toutes vos données sans avoir à choisir l’ordre de toutes les colonnes si cela n’a pas d’importance pour vous.

Cliquez sur « Valider l’ordre des colonnes », un nouveau dialogue s’affiche vous demandant si vous souhaitez ajouter des colonnes de saisie libres (Observations, autres mode de paiements, etc), vous pouvez aussi demander à ce que des formules soient insérées pour calculer sous-totaux par items, par feuilles et la création éventuelle d’une feuille Récapitulative de tous les totaux.

Cliquez sur ok, le code va créer la totalité des feuilles vierges, puis il ira récupérer toutes les données à insérer à partir de la feuille « Import » et enfin il créera la feuille « Recap totaux » si elle a été demandée.

ATTENTION : n’utilisez cette option de ventilation que la première fois pour la création des tableaux. Vous pouvez maintenant faire des saisies libres, déplacer des inscrits par copier-coller et intégrer les nouvelles données de l’API sans rien écraser en passant par le menu « Synchroniser les données ».

Synchronisation des données avec l’API

Cette option est disponible à partir du moment où une feuille « Import » existe bien. Pour les imports par période, l’addon synchronise uniquement la feuille « Import », ainsi en cas d’utilisation du menu « Ventiler-structurer les données… » il faudra renouveler l’opération après chaque synchro.

Pour les imports « par campagne » la synchro va ajouter les nouvelles entrées et actualiser les lignes de paiements mais aussi procéder à cette actualisation dans les feuilles « Ventilées-structurées ».

Cliquez sur « Lancer la synchronisation » et attendez que la fenêtre se ferme à la fin du processus.

Désinstallation : Pour désinstaller l’addon, cliquez sur le menu « aide » de Hellosheets, cliquer sur « voir sur le store » et cliquer « Désinstaller » dans la nouvelle fenêtre. Vous pouvez aussi passer par « Extensions » -> « Gérer les modules complémentaires et cliquer sur Hellosheets. »

« oauthScopes »:

    « https://www.googleapis.com/auth/spreadsheets.currentonly », (donne les droits d’accès et d’écriture uniquement sur la feuille en cours où l’addon est utilisé, vos autre documents sur votre compte Google™ ne sont pas accessibles)

    « https://www.googleapis.com/auth/script.container.ui », (nécessaire pour l’addon puisse communiquer avec votre interface utilisateur en ouvrant des fenêtres de dialogue et d’information)

    « https://www.googleapis.com/auth/script.external_request » (nécessaire pour pouvoir envoyer des requêtes et recevoir des réponses de l’API HelloAsso)

« https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email » (Affiche l’adresse e-mail principale associée à votre compte Google™)

« https://www.googleapis.com/auth/script.storage » (accède aux propriétés du script pour le document en cours, nécessaire pour y enregistrer vos identifiants de connexion à l’API HelloAsso sans qu’elles s’affichent dans le doc si vous êtes amené à vouloir le partager, solution bien plus sécurisée dans tous les cas)